Ordnung schaffen und Ordnung halten

Tipps für das Arbeitszimmer und den Schreibtisch zu Hause

Aus einem Beitrag von Uwe Riemer-Becker

Idealweise hat man für die Heimarbeit einen eigenen Bereich: das Arbeitszimmer. Dann sollten die anderen Räume der Wohnung sollen möglichst von Berufsarbeit frei gehalten werden. Selbstverständlich arbeitet jeder auch mal im Wohnzimmer oder auf der Terrasse, allerdings sollte sämtliches Arbeitsmaterial anschließend wieder ins Arbeitszimmer zurückgeräumt werden. So vermeiden Sie nicht nur Unordnung, sondern auch, in der gesamten Wohnung Ihre Arbeit vor Augen zu haben. Wir geben Ihnen Tipps, wie die Sie in der Papier- und Datenflut des heutigen Arbeitsalltags Ordnung finden und beibehalten können.

© Photo by Fred Kloet on Unsplash

Die Grundlage: Ordnung im Arbeitszimmer schaffen

Das Arbeitszimmer ist kein Museum und auch kein Archiv: Sie müssen keine alten Unterrichtsentwürfe, Pädagogikbücher aus Ihrer Studienzeit oder alte IKEA-Kataloge aufbewahren.

Der erste Schritt zur Ordnung ist, alles Überflüssige zu entfernen. Alles, was nicht akut zu Ihrer Arbeit gehört oder Sie persönlich immer um sich haben möchten, muss entweder weggeworfen oder in Kisten verpackt und anderenorts verstaut werden. Vergessen Sie nicht, die Kisten zu beschriften.

Ein zentrales Problem sind die überbordenden, sich langsam selbst kompostierenden Papierstapel. An deren Bändigung werden die zwei grundsätzlichen Methoden, Ordnung zu schaffen, erklärt. Die eine ist thematisch, die andere chronologisch.

Die chronologische Methode funktioniert ähnlich der Regel beim Kleiderschrankaufräumen: Was Sie ein Jahr nicht anhatten, kann unbesehen ausgemustert werden. Und so geht’s:

1. Sie versehen jeden Stapel mit einem kleinen Klebezettel, auf dem oben ein Anfangs- und unten ein Enddatum steht. Dieses Datum kann durchgängig für alle Stapel dasselbe sein oder für jedem Stapel gesondert.
2. Immer, wenn Sie zwischenzeitlich auf einen Stapel zugreifen, notieren Sie das Datum auf dem dazugehörigen Zettel.
3. Jeder Stapel, der zwischen Anfangs- und Enddatum nicht angerührt wurde, wird unbesehen weggeworfen.

Bei der thematischen Methode sortieren Sie Ihre Stapel nach Relevanz in zwei Durchläufen. Und so geht’s:

1. Sie sortieren alles in drei Haufen:
   „kann weg“ (muss doppelt so hoch sein wie der folgende)
   „weiß nicht“ (muss doppelt so hoch sein wie der folgende)
   „will ich behalten“.
2. Dann nehmen Sie sich die letzten zwei und sortieren erneut in:
   „kann weg“ (muss doppelt so hoch sein wie der Folgende)
   „will ich behalten“.

Wichtig: Sortieren und nicht lesen, lautet die Devise!
Sie dürfen nur sortieren und nicht anfangen, in den alten Papieren zu lesen. Erstens verschlingt dies viel Zeit. Zweitens hindert es Sie an schnellen Entscheidungen.

Zum Stapel „Wegwerfen“ gehören auf alle Fälle überzählige Kopien. Heben Sie nur Kopien auf, von denen Sie genau wissen, dass Sie diese exakt genau so bald wieder einsetzen.

Dazu gehören der Mut und die Einsicht, dass es langfristig weniger Mühe macht, sich etwas neu zu besorgen als krampfhaft alles (am besten in Klassensatzstärke) aufzuheben und wiederfinden zu wollen.

Auch hier können Sie wieder mit Belohnung arbeiten: Für jede fünf Kilo Papier gönnen Sie sich etwas Schönes.

Trotz Papier- und Datenflut Ordnung halten

Ordner
Grundsätzlich werden Ordner thematisch und nicht chronologisch geführt. Die Ausnahme ist, wenn Klassenstufe und Thema unverrückbar miteinander verbunden sind.

Die Ordner werden von außen so beschriftet, dass Sie auf 3–5 Meter ihren zentralen Inhalt erfassen können, z. B. Mathematik oder Versicherungen. Darunter stehen dann einige Stichwörter, die den Inhalt näher beschreiben, z. B. Arbeitsblätter, Euklidische Geometrie oder KFZ, Hausrat.

Farbliche Unterscheidungen bei den Rückenschildern können ebenfalls helfen, vermeiden Sie nur jede Form eines „Hundertwasser-Ensembles“.

In den Ordnern benutzen Sie Trennblätter, die den Inhaltsstichworten des Rückenschildes entsprechen. Innerhalb der einzelnen Kategorien müssen Sie keine weitere Ordnung halten. Hier einmal schnell durchzusuchen macht weniger Mühe als mit noch weiteren Unterteilungen eine penible Sortierung vorzunehmen.

Tipp: Klebereiter als Mahnung
Wenn Sie den Ordnern Material entnehmen, dann markieren Sie diese Stelle durch einen herausstehenden Klebereiter. Dies erinnert Sie daran, dass Sie etwas zurücksortieren müssen, und Papiere, die im Arbeitszimmer herumvagabundieren, können schneller wieder eingeordnet werden.

Hängeregistraturen
Hängeregistraturen mit offen Fächermappen haben den Vorteil, dass sie mit verschiedenen Formaten einfacher bestückt werden können als die traditionellen Ordner, die nur A4-Format gelocht oder in Klarsichthüllen aufnehmen können.

Es gelten für sie dieselben Ordnungsprinzipien wie für die oben beschriebenen Ordner.

Ordner vs. Hängeregistratur
Bewährt hat es sich, für Arbeitsmaterialien klassische Ordner zu benutzen und für die Schülerdatei Hängeregistraturen zu verwenden. In diese können Sie Alltagsnotizen über jeden Schüler einfach in dessen Mappe einsortieren.

Andere Materialien und Überformate
Alle anderen Materialien kommen in stapelbare verschlossene Kästen ohne seitlichen Eingriff, damit sie nicht einstauben. Diese Kästen werden wie Ordner beschriftet. Beschränken Sie die Menge des aufhebenswerten Materials auf ein Minimum.

Große Papierformate können Sie entweder flach in Mappenschränken lagern oder aufgerollt in Postversandhülsen. Bei diesen müssen Sie darauf achten, die Papiere rechtzeitig vor Gebrauch wieder zu entnehmen, weil sie sich ausliegen müssen.

Elektronische Dateien
Arbeitsmaterialien einzuscannen und im PC zu archivieren ist auch eine Frage der persönlichen Vorliebe. Der Vorteil von elektronischen Dateien ist, dass sie den Papier- und Bearbeitungsaufwand verringern, und dass Sie sich viel Sucharbeit ersparen können. Diese übernimmt der PC. Sie können sich nicht alle Dateinamen, Ablageordner und Verzweigungen im Verzeichnisbaum merken.

Um alles wiederzufinden, gehen Sie so vor:

1. Bauen Sie den Verzeichnisbaum ähnlich Ihrer Ordnerstruktur auf. Er sollte nicht mehr als 5–7 Verzweigungen in die Tiefe aufweisen.
2. Drucken Sie sich den Verzeichnisbaum als Merkhilfe auf Papier aus.
3. Belegen Sie den Verzeichnisbaum und die Dateien mit „sprechenden“ Alltagsnamen. Vermeiden Sie kryptische Abkürzungen.
4. Nutzen Sie die Suchfunktionen Ihres Rechners.

Ein Beispiel:
Ein selbsterklärender Alltagsname ist „AB Hundejahre LK12 11-05-22“. Sie wissen dann, es ist ein Arbeitsblatt (AB) zu Günter Grass’ Hundejahre (Hundejahre) im Leistungskurs Stufe 12 (LK12) vom 22.5.2011 (11-05-22). Die englische Datumsnotation entspricht der numeroalphabetischen Suchlogik des Rechners.

Wenn Sie nun irgendwann später diese Datei wieder suchen, wissen Sie vielleicht nicht mehr auf Anhieb, in welchem Ordner sie abgelegt ist. Oder Sie wollen alles Material z. B. zu „Günther Grass“ aufgelistet sehen.
Mit Ihren Alltagsstichworten als Suchbegriffe finden Sie sie schnell. Vielleicht werden Ihnen mehrere Dateien aufgelistet. Diese haben Sie jedoch schnell durchgesehen und das Richtige dann gefunden.

Zusätzlich können Sie nicht nur die Dateinamen, sondern auch die einzelnen Dateitextinhalte nach den Stichworten durchsuchen lassen. Dies ist jedoch ziemlich (rechen-)zeitintensiv.

Schützen Sie Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff. Legen Sie sich ein gutes Schutzprogramm zu und nehmen Sie regelmäßige Dateisicherungen vor. Für Letzteres ist das Einfachste, die eigenen Inhaltsdateien auf eine externe Festplatte durch Kopieren zu speichern. Dies kann der PC automatisch machen, während Sie den Sonntags-„Tatort“ schauen.